ARAMIS est la plateforme interne de gestion du Club d'escrime Fleuret de Lys. Elle contient des renseignements personnels concernant nos athlètes, dont plusieurs sont mineurs, ainsi que leurs parents.
En vous connectant, vous acceptez les conditions ci-dessous. Elles sont courtes et écrites simplement : leur but n'est pas de vous protéger contre nous, mais de protéger les familles qui nous confient leurs renseignements.
1. À qui s’adresse la plateforme
L'accès à ARAMIS est réservé aux personnes désignées par le conseil d'administration du club : membres du conseil, présidence, trésorerie, entraîneurs-chefs et toute autre personne à qui un rôle a été attribué.
Votre accès vous est personnel. Il est lié à votre adresse courriel et vous suit tant que vous occupez votre fonction au club. Il est retiré lorsque vous la quittez.
2. Votre compte
Vous êtes responsable de tout ce qui se fait à partir de votre compte. En pratique, cela veut dire :
- ne jamais partager vos identifiants, même avec une autre personne du club qui aurait « juste besoin de regarder quelque chose » — demandez plutôt qu’un accès lui soit créé ;
- choisir un mot de passe qui ne sert nulle part ailleurs ;
- verrouiller votre écran quand vous vous éloignez d’un appareil où la plateforme est ouverte ;
- nous prévenir sans délai si vous croyez que quelqu’un a pu accéder à votre compte.
3. Usage des renseignements personnels
Les renseignements accessibles dans ARAMIS appartiennent aux personnes qui nous les ont confiés. Vous pouvez les consulter et les utiliser uniquement pour accomplir votre rôle au club.
Il est notamment interdit de :
- consulter la fiche d’un athlète sans raison liée à votre fonction ;
- extraire, copier ou photographier des listes de coordonnées pour un usage extérieur au club ;
- transmettre des renseignements à un tiers — autre organisme, commanditaire, connaissance — sans autorisation du conseil ;
- utiliser les adresses courriel de la plateforme pour un envoi qui ne concerne pas les activités du club.
4. Renseignements de santé
Les allergies, conditions et particularités des athlètes sont des renseignements sensibles. Ils sont dans la plateforme pour une seule raison : permettre à nos entraîneurs d'intervenir correctement en salle.
Ils ne doivent jamais être commentés devant d'autres athlètes ou d'autres parents, ni consignés ailleurs que dans ARAMIS.
5. Journalisation
Toute création, modification ou suppression d'une donnée est enregistrée avec votre nom et l'heure de l'action. Ce journal ne peut être ni modifié ni effacé, y compris par la présidence.
Il n'est pas là pour vous surveiller au quotidien : il sert à répondre avec certitude si une famille demande qui a consulté son dossier, et à comprendre ce qui s'est passé en cas d'incident.
6. Exactitude des données
Une erreur de saisie dans une adresse courriel prive une famille d'une facture ; une erreur dans une allergie peut avoir des conséquences plus graves. Prenez le temps de vérifier ce que vous inscrivez, et corrigez ce que vous savez inexact plutôt que de le laisser pour quelqu'un d'autre.
7. Disponibilité de la plateforme
Le club fait ce qu'il peut pour qu'ARAMIS soit disponible en tout temps, mais il s'agit d'un outil bénévole. Des interruptions sont possibles pour entretien ou en raison d'un service externe. Aucune garantie de disponibilité n'est offerte.
8. Fin d’accès
Le conseil d'administration peut suspendre ou retirer un accès à tout moment, notamment lorsqu'une personne quitte ses fonctions ou en cas de manquement aux présentes conditions.
Un compte désactivé conserve son historique dans le journal : les actions passées restent attribuables, ce qui est nécessaire à la traçabilité.
9. Modification des conditions
Ces conditions peuvent être mises à jour. Lorsqu'une modification touche le fond, il vous sera demandé de les accepter à nouveau à votre prochaine connexion, et la version que vous aurez acceptée sera conservée.
10. Questions
Pour toute question sur ces conditions ou sur l'usage de la plateforme, écrivez à info@clubfleuretdelys.com. Le Président du club agit comme Responsable de la protection des renseignements personnels.